чем отличается в 1с записать и провести
Чем отличается в 1с записать и провести
8plus.ru — это отчеты и обработки 1С только версии 8 и только для типовых конфигураций!
Между документами в 1С и в жизни можно провести аналогию.
| в 1C | в жизни |
| Вы создали документ, заполнили некоторые поля и закрыли, не сохранив. | Взяли бланк документа, начали заполнять его, опустили в шредер. |
| Вы создали документ, заполнили некоторые поля и сохранили. Документ записан. | Взяли бланк документа и заполнили его. Положили в папку. |
| Вы открыли созданный ранее документ, стали вносить в него изменения. Документ открыт для редактирования и для остальных заблокирован. | Вы взяли документ из папки, взяли корректор, стали вносить в него изменения. Все ходят и спрашиваю: кто взял документ? |
| Провели документ. | Подписали документ. Положили в папку. |
| Сделали документ не проведенным (распровели) | Вы взяли подписанный документ из папки, аккуратно стерли печать и подпись. Положили в папку. |
| Вы открыли проведенный документ, стали вносить в него изменения. | Вы взяли подписанный документ из папки, взяли корректор, стали вносить в него изменения. =) |
| Пометили не проведенный документ на удаление. | Взяли не подписанный документ из папки, скомкали и бросили в корзину. |
| Пометили проведенный документ на удаление. | Взяли подписанный документ из папки, скомкали и бросили в корзину. Спрашивается — зачем? |
| Сняли с документа пометку на удаление. | Вытащили скомканный документ из корзины и разгладили его. |
| Окончательно удалили помеченный на удаление документ. | Вытащили скомканный документ из корзины, разгладили его, опустили в шредер. |
Для тех, кому ближе суровый технический язык:
| в 1С | в базе данных |
| Вы создали документ, заполнили некоторые поля и закрыли, не сохранив. | Ничего не произошло. |
| Вы создали документ, заполнили некоторые поля и сохранили. Документ записан. | В базу данных записан объект, который на учет никак не влияет. |
| Вы открыли созданный ранее документ, стали вносить в него изменения. Документ открыт для редактирования и для остальных заблокирован. | Объект заблокирован в базе для изменения, открывшим его пользователем. |
| Провели документ. | Документ сформировал движения по регистрам (изменил остатки), что самым прямы образом отразилось в учете. Кстати, все что ни делается в программе, все сводится к изменению регистров. |
| Сделали документ не проведенным (распровели) | Движения по регистрам удалены. Он стал обычным объектом базы (просто записанным). |
| Пометили не проведенный документ на удаление. | Объект в базе отмечен для дальнейшей попытки его окончательно удалить. |
| Пометили проведенный документ на удаление. | Объект в базе отмечен для дальнейшей попытки его окончательно удалить. При этом его движения по регистрам удалены. Он снова не влияет на учет, как будто и не было его. |
| Сняли с документа пометку на удаление. | С объекта в базе сняли пометку. Он стал обычным объектом базы (просто записанным). |
| Окончательно удалили помеченный на удаление документ. | Объект исчез навсегда. |
Кстати, проведение документа в 8-ке может быть оперативным и неоперативным.
Запись и проведение документа в форме
Далее мы рассмотрим те сервисные действия, которые обеспечивает расширение формы документа. В данном разделе, мы опишем только те действия, которые специфичны именно для расширения формы документа и не будем касаться общих действий, которые поддерживаются расширениями всех объектов.
Установка даты документа
Расширение формы так же предоставляет команды для установки времени документа в начало дня, конец дня, перед предыдущим и за последующим документом.
Установка режима записи
При нажатии кнопки » ОК «, если для документа в метаданных разрешено проведение, документ записывается в режиме проведения.
Кроме того, расширение формы предоставляет две отдельные команды для записи с проведением и записи с отменой проведения.
При любой записи документа в форме, если установлено свойство расширения формы ПриЗаписиПерепроводить и документ проведен, то выполняется запись в режиме проведения. Это позволяет исключить ситуацию, когда пользователь изменит документ, а движения документа не будут обновлены.
Установка режима оперативного проведения
При записи документа в форме, расширение формы выполняет установку режима проведения (оперативное или неоперативное проведение). Установка выполняется по следующему алгоритму.
Если у пользователя нет права на неоперативное проведение – используется оперативное проведение.
Если документ не проведен – используется оперативное проведение.
Если дата документа меньше текущей, то используется неоперативное проведение.
Если дата документа равна текущей и время больше текущего – используется оперативное проведение.
Если дата документа меньше текущей, используется оперативный режим и у пользователя есть права на неоперативное проведение, то пользователю предлагается использовать неоперативный режим. Если пользователь отказывается, то запись документа отменяется.
Если дата документа меньше текущей, используется оперативный режим и у пользователя нет права на неоперативное проведение, то запись документа отменяется.
Если дата документа больше текущей и используется оперативный режим, то запись документа отменяется. Штатное поведение расширения формы не разрешает проведение документа завтрашней датой, даже если у пользователя есть права на неоперативное проведение. Это объясняется тем, что после появления документов проведенных завтрашней датой текущие остатки регистров используемых проводимыми оперативно документами перестают соответствовать реальным остаткам и механизм оперативного проведения для всех пользователей перестает работать адекватно.
Полученный таким образом режим проведения ( Оперативный или Неоперативный ) используется при выполнении записи документа.
Проверка прав
При записи документа в форме выполняется проверка прав на интерактивное проведение и интерактивную отмену проведения в соответствии с текущим режимом записи.
Считывание движений
При открытии формы документа, если есть табличные поля, связанные с движениями (наборами записей) объекта редактируемого в форме, то эти движения считываются из базы данных и соответственно отображаются в табличных полях.
Чем отличается проведенный документ от записанного в 1С:УНФ
Новички в работе с 1С:Управление нашей фирмой часто задаются вопросом чем документ с зеленой галочкой отличается от такого же документа без галочки.
Мы составили простую и наглядную табличку и подробно объяснили что означает каждое действие с документом.
| Вид в сервисе | Что сделали в 1С:УНФ | Что произошло в жизни (на примере заявки на доставку заказа из магазина) | Как это отразилось в базе данных 1С |
| Окончательно удалили помеченный на удаление документ. | Вытащили скомканную заявку из корзины, разгладили ее и потом опустили ее в шредер (измельчитель бумаги) | Объект исчез навсегда |
Доверить процесс обслуживания следует специалистам, давно работающим на рынке автоматизации, которые несут гарантию за проданный товар, оказанные услуги. Например, нам 🙂
Окажем услуги с оплатой по факту, если результат вас устроит.
Без предоплаты.
Посмотрите другие полезные материалы по теме «УНФ»
У нас вот такие Тарифы по обслуживанию 1С:УНФ
Документ в 1С 8.3: настройка, проведение и формирование
Документы – это объекты конфигурации и метаданных в системе учета 1С:Предприятие 8.3. Они используются для хранения данных о событиях и операциях, которые происходили на предприятии. Это могут быть, например: документы на отгрузку, платежные поручения, выписки, приказы о приеме на работу и тому подобные. В данной статье будут рассматриваться формы этих документов, как они вводятся, формируются, а так же их параметры и изменения.
Структура документа в 1С
Продуманная система документооборота в 1С автоматические каждому новому документу присвоит порядковый номер, время и дату создания документа. Для того чтобы не позволить пользователям запутаться, в системе у каждого документа может быть только свой уникальный номер, без повторений.
Дата документа, то есть время – одна из ключевых характеристик в документах 1С. Благодаря этому можно легко узнать хронологический порядок создания документов и проследить всю цепочку по какому-то процессу.
В 1С:Бухгалтерия используются три вида документов: исходящие, входящие и внутренние. Для каждого документа прилагаются реквизиты, которые пользователь системы должен заполнить подробной информацией. Например, в документе типа «Заказ Поставщику» в обязательном порядке должно быть отражено наименования товара, склада, поставщика, а так же указан контрагент по операции и вид хозяйственной операции в системе.
Всем документам такого типа присущи эти характеристики, что позволяет соблюдать принципы ведения бухгалтерского учета. Каждый документ обязательно содержит свой набор информации. Она может быть однотипна по своей структуре, но различаться по количеству.
В большинстве случаев в документах 1С присутствует табличная часть, для удобства прописи однотипных данных. В качестве такие данных могут выступать, например: перечень отгружаемых или приобретаемых товаров, их количество и цены.
Дополнительные сведения документа
Для удобства работы в 1С пользователь может в любой документ добавлять дополнительные сведения. Для того чтобы сохранить порядок в документации, функциями добавления дополнительных сведений обладает только ограниченный круг пользователей с полными правами в системе. Как добавляются дополнительные сведения рассмотрим на примере документа «Заказ поставщику». Для этого сначала заполним настройки и далее заходим в пункт меню «Администрирование-Общие настройки».
В этом окне выберем вкладку «Дополнительные реквизиты и сведения» и поставим галочку в поле, которое так же называется. Затем переходим в меню «Администрирование-Формы-Дополнительные сведения».
В списке документов, открывшемся перед нами, мы можем задать дополнительные сведения. Например, для документа «Поступление (акты, накладные)» мы решили ввести дополнительные пункты. Находим нужный документ, выделяем его и кликаем на кнопку «Создать».
Откроется таблица, где создаются дополнительные сведения. Заполняем всё как необходимо. Укажем наименование дополнительного сведения и его тип значения. Тип значения для удобства может содержать различные варианты: договор, число, валюта, дата, договор и т. д.
Затем последуем на вкладку «Значения» и жмем на кнопку «Создать». Во всплывающем окне заполняем нужные пункты сведений.
Дополнительные сведения, которые создали, будут отображены в списке.
Жмем «Записать и закрыть». С этого момента в документах типа «Поступление (акты, накладные)» появляется возможность присоединить менеджера по закупкам, который занимается этим заказ.
Для проверки, что все отлично работает перейдем в «Покупки-Покупки-Поступление (акты, накладные)». Мы увидим список документов поступления. В верху списка находим значок «Дополнительные сведения», который появится после того, как создали и настроили дополнительные сведения.
Проведение документов в 1С
Важной особенностью документа является то, что возможна его запись и проведение. Если документ просто записывается, то он никак не влияет на учет других данных. Чтобы каждый документ влиял на общий учет предприятия и вносил изменения в общую картину, он имеет свойство проведения.
В каждом документе в верхней части есть кнопки типа «Провести и закрыть» или «Записать и закрыть». Например, документ «Заказ Поставщику» должен вносить изменения в состояние расчетов, текущих остатков на складе готовой продукции и заказов, так как у него есть свойство проведения. Для того, чтобы все работало как надо необходимо, чтобы у документа был статус «проведен».
Формы документов в 1С
Чтобы пользователю было удобно работать с системой, легко просматривать и изменять данные в документах, программа имеет несколько форм для одного и того же документа. 1С умеет генерировать все необходимые для документа формы. Разработчикам предоставляется возможность конфигурировать самостоятельно формы для документов, которые им необходимы. Увидеть все формы документа можно в конфигураторе системы. Для этого нужно зайти в него и в окне конфигурации выбрать интересующий объект. В раскрытой ветке документа будут отображены все формы документа.
Если необходимо просмотреть весь список документов или только определенный тип в 1С существует «Форма списка». В этих списках можно легко отобрать нужные документы, быстро изменить их или произвести поиск данных.
Макеты документов в 1С
Все документы в 1С сопровождаются макетами, которые будут содержать информацию внесенную в документ. Эти макеты используются для создания формы документа пригодной к печати
Макеты можно использовать не только для печати, но и чтобы просмотреть дополнительную информацию, которая имеет отношение к выбранному типу документа.
В них подробно отражена вся хозяйственная деятельность предприятия, связанная с налоговым учетом, покупками, продажами и другими операциями. Все документы в совокупности представляют собой единый учет компании.
Особенности использования поля «Проведен» и процесса проведения
В документах 1С:Предприятия 8 поддерживается механизм проведения. Он представляет собой реализованную на уровне системы методологию отражения в учетных механизмах события хозяйственной жизни, отражаемого документом. Механизм проведения реализован таким образом, чтобы, с одной стороны, минимизировать усилия разработчика при использовании его в типовых случаях, а, с другой стороны, чтобы обеспечить гибкие возможности изменения стандартной методологии.
Для функционирования этого механизма у документа существует признак того, что документ проведен, а также существуют процессы проведения и отмены проведения.
Использование поля Проведен и процесса проведения является только предлагаемой системой методологией.
Формирование движений по документу так же может быть выполнено без проведения и даже без участия документа. Для этого достаточно записать набор записей регистра с отбором по данному документу.
С другой стороны, отсутствие жестких ограничений на использование поля Проведен и процесса проведения позволяет реализовывать более сложные варианты поведения документа, в тех случаях, когда это необходимо. Например, может быть реализован документ, в котором часть движений формируется в процессе проведения, а часть вводится пользователем вручную.
Поле Проведен и процесс проведения имеют смысл для видов документов, которые вообще могут проводиться (у которых в метаданных свойство Проведение имеет значение Разрешить). Некоторые виды документов вообще не должны проводиться. У них в метаданных свойство Проведение имеет значение Запретить. Например, это могут быть документы, которые никак не влияют на учетные механизмы. Кроме того, не должны проводиться документы, которые предназначены для ручного ввода движений. Эти документы будут иметь движения, но для них не имеет смысла деление на проведенные и непроведенные, так как нет деления на исходную информацию и получаемую в процессе проведения, а вся информация (реквизиты и движения) заполняется в процессе ввода документа.
Заметим, что у документов, которые не должны проводиться, пиктограмма в списке документов больше похожа на пиктограмму проведенного документа. Это сделано потому, что пользователь в списке документов должен, прежде всего, отличать документы которые нужно проводить, а они еще не проведены. А документы, которые не нужно проводить и которые уже проведены, отличать не столь важно.